Le passage aux adresses au format @ulb.be continue à susciter de nombreuses et vives réactions parmi nos collègues. Notre délégation s’est engagée sur ce dossier depuis plusieurs années. Vu son aspect critique intimement lié à la question de l’indépendance numérique de notre université par rapport à une société comme Microsoft, il nous a paru utile de revenir sur les conditions dans lesquelles cette migration générale a été décidée au sein des instances, pour mieux comprendre non seulement les circonstances de cette décision, mais aussi ses conséquences.
L’ULB et la VUB sont sur un bateau
Depuis quelques années, deux systèmes de boîtes mail cohabitent à l’ULB: les boîtes mail @ulb.ac.be, hébergées sur des serveurs internes à l’université, et les boîtes mail @ulb.be, hébergées dans le cloud via le service Microsoft 365 (ex Office 365). En ce mois d’avril 2021, tou·te·s les utilisateur·rice·s de boîtes mail @ulb.ac.be ont été invité·e·s à migrer vers une boîte @ulb.be.
Comme expliqué dans les différents conseils facultaires à l’automne 2020 par Nicolas van Zeebroeck (conseiller des autorités pour les matières informatiques et numériques), l’ULB travaille actuellement à un vaste plan de modernisation de son infrastructure informatique. Ce plan est devenu indispensable car notre informatique souffre d’un sous-financement chronique qui l’a rendue dépassée, tant en termes de fonctionnalités que de sécurité. Ceci explique pourquoi, en mars 2020, l’entièreté de notre système informatique a été paralysé pendant plusieurs jours par une cyber-attaque. Ironiquement, l’attaque avait exploité des faiblesses d’anciens systèmes Microsoft de l’ULB et n’était donc pas liée aux serveurs mail internes (hébergeant les boîtes @ulb.ac.be et qui ne reposent pas sur un produit Microsoft). Néanmoins, elle est symptomatique de l’état général de nos infrastructures…
De fait, nos serveurs mail internes sont devenus vulnérables suite à un manque de moyens, de maintenance et de mises à jour. Cette situation est d’autant plus problématique que la répartition originale des responsabilités au sein du SISC (Shared ICT Services Centre, commun à l’ULB et la VUB) implique que ces serveurs mail soient toujours gérés par la VUB, alors même qu’elle ne les utilise plus pour son propre personnel, qui a déjà migré entièrement vers la solution Microsoft 365. Ceci explique pourquoi l’ULB a décidé d’abandonner progressivement la solution actuelle, et l’alternative retenue, dans un premier temps uniquement pour l’administration, a été la solution clé en main fournie par Microsoft, via son service Microsoft 365. D’aucuns ont décrié ce choix, notamment au sein des corps scientifique et académique, ce qui explique que la migration des boîtes mail des serveurs internes (@ulb.ac.be) vers les serveurs Microsoft 365 (@ulb.be) soit restée jusqu’à présent facultative pour ces corps.
Crise et crise
Peu de temps après l’attaque informatique, la crise sanitaire qui nous affecte encore aujourd’hui est survenue. En quelques jours, l’université a dû basculer vers un enseignement à distance. Dans l’urgence, la seule solution qui a pu être mise en place par des services informatiques débordés fut l’utilisation de Microsoft Teams, fourni par la licence Microsoft 365 dont bénéficiait déjà l’ULB. Bien qu’il soit techniquement possible d’utiliser Teams en gardant une adresse mail @ulb.ac.be, cela implique certaines limitations (principalement l’intégration avec le calendrier qui permet de planifier des réunions ouvertes à un public y compris extérieur à l’ULB, ou de créer des événements live à destination d’un très grand auditoire) et complique le travail du service de support technique déjà fort sollicité suite à la crise sanitaire. A terme, il ne semblait pas tenable de laisser cohabiter deux systèmes mail provoquant une réelle surcharge de travail. Une solution devait être trouvée.
A ce stade, il semblait clair que la solution privilégiée par de nombreux acteurs de notre institution était la migration vers Microsoft 365 des boîtes mail de l’ensemble de la communauté universitaire…
Les solutions envisageables et ce qui a été retenu
En tant que représentant·e·s du corps académique dans les instances participatives, nous avons d’une part milité pour éviter qu’une telle décision soit prise (1) sans un débat de fond et (2) sans une étude approfondie des différentes alternatives. C’est dans ce sens que certains d’entre-nous ont co-rédigé, en collaboration avec quelques collègues, une lettre ouverte qui a été adressée aux candidat·e·s au rectorat en mai 2020, que l’on peut trouver ci dessous :
https://adhoc.ulb.ac.be/share/page/context/shared/onlyoffice-edit?nodeRef=workspace://SpacesStore/4dfd9df0-259f-453c-9040-6d91e3eaf384
D’autre part, nous avons poussé à la mise en place d’un groupe de travail (GT) chargé de comparer les différentes solutions, non seulement pour le mail mais aussi, de manière plus générale, pour les autres fonctionnalités d’une suite collaborative (principalement les outils d’édition, de stockage et de partage de documents). Ce GT a été constitué en avril 2020 et a travaillé d’arrache-pied pour rendre un rapport détaillé début juillet 2020.
Celui-ci reprenait trois solutions possibles en ce qui concerne le mail :
- une migration de l’ensemble de la communauté universitaire vers Microsoft 365
- une collaboration avec l’ULiège pour utiliser la solution interne qu’elle a développée, basée sur le logiciel libre Zimbra (https://www.zimbra.com/open-source-email-overview/)
- le développement d’une solution interne à l’ULB
Le rapport détaille les avantages et inconvénients de chacune de ces solutions sur toute une série de critères. Sans rentrer dans les détails, le principal avantage de la troisième solution était qu’elle préserve la souveraineté numérique de l’université, tout à l’inverse de la première, dont les avantages indéniables étaient la rapidité avec laquelle elle pouvait être mise en œuvre et son moindre coût. La solution passant par une collaboration avec l’ULiège réalisait un compromis entre ces deux extrêmes. Sur base de ces arguments, et de la nécessité de trouver une solution à relativement court terme, le GT a retenu deux options possibles:
- une migration à court terme de l’ensemble de la communauté universitaire vers Microsoft 365, mais accompagnée d’une poursuite de la réflexion en vue d’une mise en œuvre à un horizon d’environ 3 ans d’une des deux autres solutions
- une migration à moyen terme vers Zimbra, en collaboration avec l’ULiège
Il était au départ prévu que le Conseil d’administration (CA) se prononce sur ces propositions lors de sa séance de juillet 2020, mais vu la période peu propice (vacances d’été, et report des élections rectorales en septembre), il a été décidé de reporter la décision. Vu le caractère sensible du dossier, souligné notamment par le nombre important de signatures de la lettre ouverte (cf. ci-dessus), la rectrice a décidé, après sa nomination, de reporter une fois de plus le vote afin de permettre des débats contradictoires au sein des conseils facultaires. Ce n’est donc que lors de la séance du CA de décembre 2020 que la décision a été remise au vote.
A ce stade, la cohabitation de deux systèmes mail devenait de plus en plus intenable pour les services informatiques qui étaient sur la sellette depuis près d’un an, et il fallait donc trouver une solution qui puisse être mise en place rapidement. Malheureusement diront certains, la seule solution tenant la route à court terme était la migration globale vers Microsoft 365. Néanmoins, il n’était pas question de prendre une telle décision sans prendre en compte tous les points d’attention relevés, notamment par le GT sur les suites collaboratives. Dès lors, la décision qui a été votée en CA de décembre 2020 fut d’adopter Microsoft 365 comme solution institutionnelle pour le mail, mais à court terme uniquement, et avec une série de points d’attention.
Conséquences et actions futures
D’une part, cette migration ne concerne que le mail : en ce qui concerne, par exemple, le stockage des données, ce sont des solutions internes qui doivent être recommandées, en particulier Adhoc (https://support.ulb.be/fr/web/support/-/a-quoi-sert-adhoc-) pour l’administration, et ownCloud (https://support.ulb.be/fr/-/qu-est-ce-que-owncloud-) pour la recherche. Ces solutions, basées sur des logiciels libres, seront activement maintenues et développées. Il est notamment prévu que le logiciel ownCloud soit remplacé à terme par Nextcloud (https://nextcloud.com/), une variante offrant plus de fonctionnalités. En tant que représentant·e·s du corps académique dans les instances, c’est un point du dossier que nous suivons de près. Nous regrettons que certaines communications des services informatiques recommandent encore et toujours OneDrive et Sharepoint (solutions Microsoft) pour le stockage et le partage de documents plutôt que les solutions internes Adhoc et ownCloud, ce que nous avons déjà notifié à plusieurs reprises via les instances participatives.
D’autre part, Microsoft 365 n’a été choisi comme solution institutionnelle pour le mail qu’à court terme, en tout cas en principe, et la décision du CA prévoit de réévaluer la situation d’ici 3 ans. D’ici-là, un plan de sortie de Microsoft 365 doit être mis sur pied, afin d’éviter de se retrouver enfermé à nouveau dans les services Microsoft…
Finalement, puisque l’utilisation de Microsoft 365 pour le mail implique que nos messages soient stockés sur des serveurs externes à l’université, une attention particulière a été portée au respect des différentes législations sur le traitement de données. En particulier, le contrat entre l’ULB et Microsoft implique que les messages soient stockés sur des serveurs Microsoft situés au sein de l’Union Européenne, qui sont donc soumis à toutes les législations européennes, comme le RGPD en ce qui concerne la confidentialité des données.
Nous pensons que nos actions, soutenues par nos collègues dont certain.e.s lançaient des cris d’alarme depuis de nombreuses années, ont amené les autorités à ouvrir les yeux sur les enjeux de ce dossier, qui ne saurait être réduit à ses aspects pratiques ou financiers. Nous resterons vigilant.e.s quant au développement du plan de sortie de Microsoft 365. Enfin, nous veillerons au maintien le plus longtemps possible de la redirection des messages envoyés aux adresses mail @ulb.ac.be vers les nouvelles adresses @ulb.be.
Liens utiles
https://www.rtbf.be/info/societe/detail_des-outils-collaboratifs-numeriques-qui-ne-respectent-pas-le-rgpd-l-enseignement-superieur-et-la-recherche-en-france-invites-a-evoluer-et-chez-nous?id=10774864
